Politique de confidentialité
Politique sur la protection des renseignements personnels de La Coopérative de notaires du Québec
Cette politique de confidentialité s’applique au site web d’Opco Notaires inc. et à toutes les informations confidentielles collectées par notre étude, conformément aux lois sur la protection des renseignements personnels.
Nous décrivons ici nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels, que ce soit via notre site web ou d’autres moyens de communication (téléphone, Internet, télécopieur, etc.). Ces pratiques sont conformes au Code civil du Québec et aux lois sur la protection des renseignements personnels, en accordant une importance particulière à la confidentialité de ces informations.
Notre politique
Au sein d’Opco Notaires inc., nos activités sont fondées sur une relation étroite entre les notaires membres de la COOP, le personnel de soutien et les clients.
Notre étude offre des services juridiques, alors que nos clients nous confient des renseignements personnels hautement confidentiels.
Il est primordial pour nous de maintenir cette confiance et de confirmer notre détermination à préserver la sécurité des renseignements personnels partagés dans le cadre de notre relation d’affaires.
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?
Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et qui permettent de l’identifier, lesquels sont confidentiels, notamment, mais non limitativement, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale et le numéro de permis de conduire. Hormis les cas d’exceptions, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.
Renseignements personnels recueillis
L’étude Opco Notaires inc. collecte des renseignements personnels dans diverses situations, comme la gestion des dossiers, les services rendus, les réunions professionnelles, les candidatures et les visites sur son site web. Ces renseignements sont fournis par les clients via des formulaires ou des demandes d’information, ou bien collectés par l’étude sous forme électronique ou papier.
Opco Notaires inc. ne recueille que les renseignements nécessaires et met en place des mesures de sécurité pour les protéger. Les informations sont mises à jour lors de rencontres avec les clients ou le personnel de l’étude. Les renseignements personnels sont confidentiels et ne sont partagés qu’avec le consentement de la personne concernée.
Ces renseignements peuvent inclure, entre autres :
- Nom;
- Date de naissance / date de décès;
- Numéro d’assurance maladie;
- Numéro de carte de crédit;
- Numéro de compte bancaire;
- Adresse de domicile;
- Numéros de téléphone et de télécopieur;
- Adresses électroniques;
- Situation familiale;
- Revenu / dépenses;
- Nom de l’avocat;
- Nom du conseiller bancaire;
- Nom du conseiller financier;
- Coordonnées de l’institution bancaire;
- Données médicales;
- Photocopies de documents tel que contrat, certificat de mariage, jugement de divorce, passeport, permis de conduire, carte d’assurance maladie, spécimen de chèque, casier judiciaire, contrat de travail, relevé d’impôts.
Nous ne collectons pas de renseignements personnels ou confidentiels auprès de personnes âgées de moins de 14 ans, sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Les clients doivent signer un formulaire de consentement pour la collecte et la mise à jour de leurs dossiers.
Collecte des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont collectés des manières suivantes :
- Sous forme numérique, stockées sur les serveurs de l’étude, présents dans nos locaux ou chez nos hébergeurs d’infrastructure;
- Sous forme numérique dans les serveurs du logiciel de gestion d’étude utilisé par Opco Notaires Inc. dans le cadre de nos activités professionnelles liées aux services que vous sollicitez.
- Sous forme papier, dans les locaux de l’étude, de ses filiales ou dans les locaux des collaborateurs;
Objectifs du traitement des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont recueillis en vue d’atteindre des objectifs clairs, explicites et légitimes. En fonction du contexte, ces renseignements pourront être exploités pour les raisons suivantes :
- Traitement de dossiers;
- Répondre à des enquêtes de satisfaction et réaliser des analyses statistiques pour améliorer les services et mieux connaître les clients;
- Traiter les candidatures pour des postes;
- Répondre à des obligations légales ou réglementaires;
Il est important de souligner que tout traitement de renseignements personnels est réalisé dans un but spécifique.
Protection des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont traités avec confidentialité chez Opco Notaires inc., uniquement accessibles aux membres de l’équipe et aux personnes autorisées. Ils peuvent être partagés avec des organes de contrôle ou d’inspection, ainsi qu’avec des tiers autorisés selon la loi.
En tant que notaires et employés, nous comprenons l’importance de protéger ces informations et ne les utilisons que pour des objectifs spécifiques.
Tous nos employés signent un accord de confidentialité dès leur entrée en service.
L’étude Opco Notaires inc. prend toutes les mesures nécessaires pour protéger et sécuriser les renseignements personnels, afin de préserver leur confidentialité et d’éviter toute altération, destruction ou divulgation non autorisée à des tiers.
Cependant, il n’existe pas de transmission ou de stockage de renseignements totalement sécurisé. Par conséquent, une garantie absolue de la sécurité des renseignements transmis ou stockés ne peut être fournie.
Collecte des renseignements personnels via notre site Internet
Il se peut que nous recevions automatiquement certains renseignements lorsque vous interagissez avec notre site Internet, nos courriels, nos médias sociaux ou tout autre outil de marketing en ligne.
La majorité des renseignements transmis automatiquement entre les ordinateurs ne permettent pas de vous identifier.
Utilisation de témoins (cookies)
Si les paramètres de votre navigateur le permettent, nous pouvons aussi enregistrer certaines données sur votre ordinateur sous la forme de « témoins » (cookies) ou d’autres technologies de pistage ou de traçage.
Les témoins sont des éléments d’information conservés sur votre ordinateur qui nous permettent de le reconnaître chaque fois que vous visitez notre site Internet. Nous pouvons aussi utiliser les témoins pour transmettre du contenu ou enregistrer des données (pour vous éviter d’avoir à retaper votre mot de passe, par exemple). Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur Internet. Ce réglage pourrait toutefois vous empêcher d’utiliser pleinement l’ensemble ou certaines des fonctionnalités de notre site Internet.
Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet.
Renseignements fournis par l’utilisateur
Lors de vos interactions avec Opco Notaires inc., vous pouvez être amené à nous fournir des renseignements personnels via des formulaires en ligne ou d’autres moyens. Ces informations peuvent inclure votre identité (nom, prénom), vos coordonnées (adresse, courriel, numéro de téléphone) et des détails sur votre activité professionnelle. Nous utilisons ces données pour répondre à vos demandes et gérer votre profil sur notre site web. Si vous postulez à un poste au sein de notre étude, nous ne demandons que les informations nécessaires pour traiter votre candidature, comme vos coordonnées et votre CV, et nous les conservons conformément à nos politiques internes. Les renseignements personnels ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées au sein de notre étude.
Médias sociaux
Quoique nous préférions éviter ce type de moyen de communication pour des questions de sécurité informatique, il se peut que nous vous invitions à échanger avec nous par l’entremise de sites Internet, de Facebook, de modules d’extension et d’applications de réseautage social exploités par des tiers. Sur ces plateformes, vous pouvez nous donner accès à des renseignements liés à votre compte de médias sociaux. Nous pouvons utiliser ces renseignements pour valider et personnaliser votre profil sur notre site Internet.
Liens externes
Les liens présents sur notre site web peuvent vous diriger vers d’autres sites externes. Veuillez noter que notre politique de confidentialité s’applique uniquement aux renseignements collectés et utilisés sur notre site. Nous déclinons toute responsabilité quant au contenu ou aux activités des autres sites accessibles via ces liens, ainsi qu’en ce qui concerne leurs pratiques de confidentialité. Nous vous recommandons de consulter leur politique de confidentialité avant de leur fournir des informations personnelles. Cependant, nous tenons à maintenir l’intégrité de notre site et sommes ouverts à vos commentaires sur les sites externes liés au nôtre.
Conservation et destruction des renseignements personnels
Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant le temps nécessaire et conformément à nos obligations légales.
Où conservons-nous vos renseignements personnels?
- Sous forme papier, dans les locaux de l’étude, de ses filiales ou dans les locaux des collaborateurs;
- Sous forme numérique, stockées sur les serveurs de l’étude chez nos hébergeurs d’infrastructure;
- Sous forme numérique dans les serveurs du logiciel de gestion d’étude utilisé par Opco Notaires inc. dans le cadre de nos activités professionnelles liées aux services que vous sollicitez.
Possibilités relatives à la protection des renseignements personnels
Les clients peuvent obtenir une copie de notre politique et de nos procédures en visitant notre site web ou en envoyant une demande écrite à notre adresse postale : 208 boulevard Ste-Rose à Laval, Québec H7L 1L6 Canada. Pour accéder à leurs informations, ils peuvent également contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel : Me Éric Vallières rprp@coopnq.org
Nous nous engageons à répondre à ces demandes dans un délai maximum de 30 jours. Les clients ont également le droit de révoquer leur consentement, bien que cela puisse affecter notre capacité à fournir nos services si des informations essentielles ne sont pas fournies.
Modification de la présente politique
Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique à tout moment. Nous vous informerons des changements en indiquant la date de la dernière mise à jour au début de la présente politique. Vous êtes responsables de visiter notre site Internet afin d’y vérifier les changements.
Violation de la protection des renseignements personnels
Si nous constatons un traitement inapproprié des renseignements personnels, nous réviserons notre politique et apporterons les modifications nécessaires. Les personnes concernées ainsi que notre assureur seront informés au besoin. Si vous avez des préoccupations ou souhaitez signaler une violation de notre politique de protection des renseignements personnels, vous pouvez déposer une plainte écrite auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels. Notre responsable vous contactera pour obtenir tous les détails pertinents, puis analysera la situation pour déterminer si des ajustements sont nécessaires à notre politique actuelle.
Droit d’accès ou de rectification
Vous avez un droit d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels. Si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels ou encore demander de faire rectifier ceux-ci, vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante : rprp@coopnq.org , à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé
La loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s’applique à l’égard des renseignements personnels qu’une entreprise recueille, détient, utilise ou communique à des tiers, peu importe le support ou encore la forme sous laquelle les renseignements personnels sont détenus.
Questions ou commentaires et plaintes
Si vous souhaitez nous faire part de vos questions ou commentaires concernant la présente politique ou son application, veuillez nous écrire à l’adresse suivante : rprp@coopnq.org , à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.
Responsable de la confidentialité des renseignements personnels
Me Éric Vallières
Notaire et responsable de la protection des renseignements personnels
Téléphone : 514-524-4900
Adresse courriel : rprp@coopnq.org
